Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, befristetes Vorgehen. Zu einem Projekt gehören ein Projektauftrag, klare Ziele, definierte Beteiligte, ein verbindlicher Zeitrahmen und ein definierter Kostenrahmen. Ein Projekt muss geplant, durchgeführt und ausgewertet (evaluiert) werden.
Mit Projekten unterstützt eine Schule gezielt die Umsetzung der Strategie und des Leitbildes. Ein wirksames Projektmanagement sorgt für eine effektive Planung, die die Ressourcen der Mitarbeitenden und der Schule schont.
Projektablauf
Die folgenden Aufzählungen sind eine Auslegeordnung, keine Anleitung. Sie sollen durch die Schule präzisiert werden. Für den Projektantrag, das Controlling und die Evaluation finden Sie Details im nebenstehenden pdf zum Projektmanagement.
Projekt beantragen
Die Idee für ein Projekt kann von Mitarbeitenden, Aussenstehenden, Auftraggebenden oder Lernenden kommen. Das Verfahren zur Lancierung eines Projektes sollte transparent sein, so dass jede/r seine Idee einbringen kann. Am besten schriftlich werden zuerst die Grobziele, Chancen und Risiken, Aufwand und Zeitrahmen formuliert. Dieser Antrag wird von der Schulleitung geprüft, präzisiert und angenommen. Es wird eine Projektleitung eingesetzt.
Projekt planen
Die Projektleitung plant Vorgehensweise und Termine. Sie bestimmt die Mittel und den Ressourceneinsatz. Sie legt Meilensteine fest, bei deren Erreichung überprüft wird, ob das Projekt auf Kurs ist und wo Rechenschaft gegenüber der Schulleitung abgelegt wird. Sie legt ein Evaluationsverfahren für das Projekt beim Abschluss fest. Ausserdem werden die Kommunikationswege und Kooperationen festgelegt.
Die Projektplanung mündet in einen Projektauftrag. Damit legt sich die Schulleitung fest und übergibt die Verantwortung für das Projekt der Projektleitung.
Die Projektleitung konkretisiert die Methode des Projektmanagements:
- Traditionelles Projektmanagement bildet die Ziele und Vorgaben der Geschäftsleitung ab. Während der Projekt-Durchführung werden zu vordefinierten Zeitpunkten (Meilensteinen) regelmässige Statusberichte erstellt und die Kosten überwacht.
- In agilen Organisationen steht beim Projektmanagement zusätzlich der optimale Rahmen für die Teammitglieder und die Vorgehensweisen im Vordergrund. Um mögliche kurzfristige Veränderungen aufzufangen und zu berücksichtigen werden kürzere Controlling-Einheiten, sogenannte Sprints eingesetzt. Jeder Sprint dauert zwischen zwei und vier Wochen und wird abgeschlossen und bewertet.
Projekt durchführen
Die Projektleitung ist gemeinsam mit dem Projektteam darauf bedacht, die Vorgaben einzuhalten und das gesetzte Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Je kürzer die Kontroll-Intervalle und je grösser der Handlungsspielraum der Beteiligten sind, desto flexibler kann auf veränderte Rahmenbedingungen eingegangen werden.
Während der Projekt-Durchführung werden regelmässige Statusberichte erstellt und die Kosten überwacht.
Projekt evaluieren
Der Schlussbericht wird analysiert und gewürdigt. Die Schulleitung überprüft, ob die Ziele erreicht wurden (Verifizierung) und ob der Projekt-Nutzen den Erwartungen entspricht (Validierung).
- Projektziele erreicht
- Projektnutzen klar feststellbar
- Projektkunden, Beteiligte, Betroffene zufrieden
- Projektkosten sind im Budget bzw. Überschreitungen wurden frühzeitig bewilligt
- Projektmitglieder beurteilen die Zusammenarbeit als positiv
Projekt abschliessen
Die Projekt-Unterlagen werden archiviert. Die interessierten Parteien werden informiert, gegebenenfalls wird das gelungene Projekt in grösserem Rahmen gefeiert.