Ein QMS enthält üblicherweise alle Vorlagen, Formulare, Handlungsanweisungen, Checkliste und weitere Grundlagen, die die Mitarbeitenden zur Ausführung ihrer Arbeit brauchen.

Wie umfassend muss ein QMS sein?

Ein QMS ist dann optimal gefasst, wenn es so wenig wie möglich aber soviel wie nötig beinhaltet. Es sollte:

Einer neu in die Firma eintretenden Person die schnelle Orientierung ermöglichen.
Erfahrenen Mitarbeitenden das, was sie nachschlagen möchten, schnell und intuitiv finden zu lassen.
Einer Stellvertretung, die für vorgesehene Tätigkeit gut ausgebildet ist, das nötige Know How dazu vermittelt, was in der Organisation spezifisch zu beachten ist.
Es geht nicht darum, alle Tätigkeiten im Detail vorzuschreiben, sondern kompetenten Mitarbeitenden die geltenden Regeln und Richtlinien zugänglich zu machen und Orientierung in der konkreten Organisation zu ermöglichen.

Mit elektronischen Tools ist es dank Verlinkungen gut möglich, die Bestandteile eines QMS übersichtlich darzustellen. Die meisten Organisationen verwenden eine eher intuitive Darstellung ausgehend von einer Prozesslandschaft.

Bestandteile

Wir machen hier einen Vorschlag. Er ist auf Ihre Organisation natürlich anzupassen. Möglicherweise braucht es mehr oder weniger Dokumente, um Ihr Managemensystem passend zu beschreiben.

Führungshandbuch / Q-Handbuch

Führungshandbuch oder Q-Handbuch wird derjenige Teil des QMS genannt, der sich nicht so häufig ändert. Es zeigt auch auf, dass für die Organisation die Qualitätspolitik als Aufgabe der Führungsebene verstanden wird (Selbstverpflichtung der Leitung).

Vision, Mission
Wertesystem, Leitbild, Leitsätze, Qualitätspolitik
langfristige Strategie
Marktpositionierung, Marktanalyse, Kundensegmentierung, Konkurrenzanalyse, Leistungsauftrag
Organisation, Betriebsstruktur, Kooperationspartner
Unterauftragnehmer
Führung, Führungsstil, Delegation, Führungsinstrumente
Kommunikation intern/extern
Evaluation, Feedback-System
Definition der Schlüsselprozesse, Prozessstruktur
Qualitätspoltik, Qualitätsansprüche, wichtigste Erfolgsfaktoren
Ausrichtung am Q-Kreislauf plan-do-check-act

Geschäftsplan

Mindestens die folgenden Bestandteile sollten jährlich überprüft werden:

Ziele für die Folgeperiode, Verbesserungsprojekte
Risikoanalyse, Risikobewertung
Projekte, geplante Veränderungen
Stärken-Schwächen-Analyse

Prozesshandbuch

Die wesentlichen Abläufe sollen identifiziert und beschrieben sein. Dabei ist darauf zu achten, dass die gegenseitige Abhängigkeit der Prozesse sichtbar gemacht wird (z.B. mit einer Prozesslandschaft). Pro Prozess kann dokumentiert sein:

Prozessbeschreibung mit Prozesskenngrössen
Mitgeltende Dokumente: Checklisten, Arbeitsanweisungen, Formulare
vor- und nachgelagerte Prozesse
Input und Output

Führungsbericht / Management Review / Entwicklungsbericht

Der Bewertungsbericht sollte in konkrete Massnahmen und Entscheidungen münden. Er dient als Grundlage für die Planung der Folgeperiode.

In einen umfassenden Führungsbericht fliessen die folgenden Elemente ein:

Wesentliche Veränderungen in Organisation und Angebot oder Umfeld
Feedback aller interessierten Parteien
Ergebnisse der Evaluation von Dienstleistungen und Produktion
Erfüllen der gesetzten Ziele, Zielerreichung
Eingaben, Beschwerden, Reklamationen
Ergebnisse von internen und externen Audits

Folgende Aspekte werden für die Folgeperiode angesprochen:

Strategische und operative Ziele
Aus der Bewertung abgeleitete Verbesserung der Prozesse
Verbesserte Einhaltung der Qualitätsvorgaben
Deckung des Ressourcenbedarfs für eine effektive Umsetzung der Dienstleistungen und/oder der Produktion.

Handbücher für spezifische Mitarbeitergruppen

Solche Handbücher richtet sich z.B. an Mitarbeitende der Administration, der technischen Dienste, der Produktionsabteilungen, der Dienstleistungsabteilungen (Unterrichtende, Beratende, Betreuende, etc.). Ein solches Handbuch präsentiert zusammengefasst, was die Mitarbeitergruppen wissen müssen. Es sollte keine redundanten Daten enthalten, sondern so weit wie möglich auf das Prozess- und Führungshandbuch verweisen.

Infrastruktur (Parkplätze, Büros, Produktionsräume, Verpflegung, Kopieren, IT, Hausdienst, ...)
Gruppenspezifische Informationen: Welche Informationen findet man wo?
Verhalten bei Notfällen und Krisen
Wichtige Kontakte (Ansprechpartner/innen für Administratives, Fachliches, Lohnfragen, Verbesserungsvorschläge)