Berichts-Struktur

Der Schulführungsbericht (management review) bildet üblicherweise das letzte Jahr so ab, wie die Schule dies gegenüber den Auftraggebern, den Mitarbeitenden und den Kund/-innen kommunizieren will. Manchmal gibt es eine ausführlichere Fassung mit Detailstatistiken, die nur für interne Zwecke verwendet wird. So einen Schulführungsbericht erstmals zu erstellen, ist erfahrungsgemäss eine grosse Herausforderung, meistens wird er im Laufe der Jahre etwas gestrafft und/oder erweitert.

Ein gleichbleibender Aufbau erleichtert den Überblick und den Vergleich über mehrere Jahre. Im folgenden ein Struktur-Vorschlag:

1 Titelblatt und Inhaltsverzeichnis

Auf dem Titelblatt sollte klar ersichtlich sein:

  • Berichtsperiode / Zeitraum der Berichterstattung
  • Datum der Freigabe
  • Verfasser/-in
  • Name der Schule
  • Name des Berichts (Schulführungsbericht, Schulbericht, Jahresbericht, Management Review, Beurteilungs- und Entwicklungsbericht, Balanced Scorecard, Controllingbericht sind die häufigsten Namen, die mir in der Praxis begegnen)
  • Die Inhaltsstruktur (Inhaltsverzeichnis)

2 Rückblick Schulleitung

Die Sicht des Rektors bzw. der Rektorin (Direktor/-in, Schulleiter/-in, Geschäftsführer/-in) auf das vergangene Jahr. Es gibt hier viele Möglichkeiten, vom Herauspicken der Schul-Highlights bis zur systematischen Abhandlung ist alles möglich. Hier ist auch Raum für Ehrungen und wesentliche Personal-Mutationen sowie für spezielle, schulübergreifende Anlässe.

3 Berichte der Abteilungsleitenden

Jede/r Abteilungsleiter/in berichtet über den Stand der Dinge in seiner eigenen Abteilung. Je nachdem, wie gross die Abteilungen sind, können diese Berichte ein paar Sätze bis zu ein paar Seiten umfassen.

Abteilungen sind möglicherweise:

  • Schulleitung (Personalführung, Strategie, Organisation)
  • Qualität
  • Zentrale Dienste (Finanzen, Administration, Hausdienst, IT, Marketing)
  • Schulung (Bereiche, Abteilungen, Fachschaften, Teilschulen, Schulstufen, Angebotsgruppen,  ...)

Mögliche Inhalte sind:

  • Vorbemerkung
  • Schwerpunkte
  • Massnahmen und Aktivitäten
  • Evaluationsergebnisse
  • Wichtige Erfahrungen
  • Spezielle Anlässe (Informationsanlässe, Lager, Schulbeginnaktivitäten, Schulschlussaktivitäten, Aufführungen, Elternabende, Exkursionen, Austauschwochen, internationale Wettbewerbe, ...)
  • Folgerungen für die Weiterarbeit
  • Ausblick

4 Kennzahlen / Ergebnisse / Statistiken

Die Darstellung der Evaluationsergebnisse und der wesentlichen Schulkennzahlen erfolgt häufig in Form von Tabellen (wenn immer möglich mit Vergleichszahlen zum letzten und vorletzten Jahr sowie in Gegenüberstellung zu einem Soll-Wert). Manchmal wird dafür eine Balanced Scorecard verwendet, eine Software-Lösung aus dem Controlling-Spektrum oder auch nur einfache Tabellen.

  • Volumen
    Anzahl: durchgeführte Kurse, ausgeschriebene Kurse, geführte Klassen, Lektionenzahl, Teilnehmer-Stunden, Klassengrössen, Raumauslastung, ...
  • Markt
    Anzahl ausgeschriebene Kurse im Verhältnis zu durchgeführten Kursen, Anzahl anerkannter Abschlüsse (eidg. Diplome, eidg. Fachausweise, Zertifikat, eidg. Fähigkeitszeugnis, eidg. Berufsattest, internat. Zertifikate, Master, Bachelor), Kurs-Atteste, Zeugnisse, etc.
  • Kundenzufriedenheit
    Feedback von Teilnehmenden, Studierenden, Lernenden, Schüler/-innen, Honorarreferenten, Lehrpersonen, Eltern, Auftraggebenden, Aufsichtsgremien, Arbeitgebern, Behörden, ...
  • Lernerfolg
    Prüfungserfolge, TN-Zufriedenheit mit Zielerreichung, Zufriedenheit der Auftraggebenden mit dem Lernergebnis, Transfererfolg, Wissenszuwachs
  • Qualitäts- und Verbesserungsmanagement
    durchgeführte interne Audits, externe Evaluationen, ergriffene Massnahmen, aktualisierte Dokumente
  • Personalführung
    Mutationsquote, Neuanstellungen, Austritte, Stellvertretungen, durchgeführte Mitarbeitergespräche, Mitarbeiter-Zufriedenheit
  • Kompetenzmanagement
    interne und externe Weiterbildungen, Qualifikationen, Portfolios der Mitarbeitenden
  • Wissensmanagement
    Datenbanken, Plattformen, Intranet, interne Kommunikation, Medien, Lehrmittel, Unterrichtsmaterialien, Übungsanlagen, Demonstrationsmaterial
  • Innovation / Projekte
    Angebotsentwicklungen, Stand der laufenden Projekte, Beteiligung an Messen, Beteiligung an Wettbewerben

5 Zielerreichung 

Die Beurteilung der erreichten Ziele erfolgt am Besten über ein Ampelsystem. Grundlage sind die im Vorjahr definierten Ziele:

  • Strategische Ziele
  • Operative Ziele pro Abteilung

5 Zielsetzung

Für die Folgeperiode definierte Ziele

  • Strategische Ziele
  • Operative Ziele pro Abteilung

Weiterführende Beiträge und Links

Chancen und Risiken

Kennzahlen / Balanced Scorecard

Evaluation