Diese Prozessbeschreibung dient als Muster und Anregung. Sie entspricht einer verbreiteten Vorgehensweise beim internen Audit.

Prozess-Grundlagen

Prozess-Ziele

Eine Schule kann mehrere Zielsetzungen für die internen Audits haben: Z.B. kann sie auf das gesamte Managementsystem (System-Audit), auf einen einzelnen Prozess (Prozess-Audit) oder auf ein einzelnes Bildungsprodukt (Produkt-Audit) fokussieren. Mittels Audit wird systematisch und unabhängig überprüft, ob die Tätigkeiten und Ergebnisse den geplanten Anforderungen entsprechen.

Output

  • System-Audit: Nachweis, dass das Managementsystem wirksam umgesetzt und fortlaufend gepflegt wird.
  • Prozess-Audit: Das Prozessaudit bezieht sich auf eine einzelne Prozessbeschreibung mit allen dazu gehörenden Input- und Output-Dokumenten. Auch das interne Kontrollsystem IKS kann mittels eines Prozess-Audits überprüft werden.
  • Produkt-Audit: Das Produktaudit bezieht sich auf ein Bildungsprodukt, also einen Lehrgang, Kurs oder eine Angebots-Gruppe (Beispiele: Berufsmaturität BM2 oder Deutsch-Kurse für Migrant/-innen). Ziel ist der Nachweis, dass ein Bildungsprodukt den Anforderungen und Bedürfnissen aller interessierten Parteien genügt.
  • Projekt-Audit: Überprüfen und Bewerten eines einzelnen Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und Qualität seiner Durchführung, oder die Überprüfung der ganzen Schule bezüglich ihrer Fähigkeit mittels Projekten die strategischen Ziele effizient und formal richtig zu erreichen.
  • Schnittstellenaudit: Überprüfen eines Sachverhaltes, eines Themas hinsichtlich der damit verbundenen Prozesse und Zusammenhänge. Beispiele: Littering, Wissensmanagement 

Geltungsbereich

Gesamte Institution. Alle Prozesse sollten innerhalb von drei Jahren mindestens einmal überprüft werden.

Zuständigkeiten

  • Prozesseigner: Qualitätsleitung
  • Die Qualitätsleitung plant und organisiert die internen Audits und setzt geschulte interne Auditor/innen ein. Es sollte gewährleistet sein, dass sich die Auditor/innen nicht selbst auditieren

Prozess-Ablauf

Auditplanung

  • Dreijahresplanung der Prozess-Audits
  • Jahresplanung mit Berücksichtigung der aktuellen Produkt-Audits
  • Auditor/innen, Prozesseigner und Auditierte über die Planung informieren

Vorbereitung

  • Formulieren von Audit-Fragen
  • Auditbericht zum Ausfüllen vorbereiten und ausdrucken
  • Beteiligte frühzeitig informieren

Durchführung

  • Begrüssung
  • Audit-Fragen bearbeiten. Während des Audits auf dem Auditbericht Notizen machen
  • Auditbericht von allen Beteiligten visieren lassen
  • Verabschiedung

Auswertung

  • Audit-Ergebnisse auswerten
  • erforderliche Massnahmen überprüfen und gegebenenfalls ergänzen

Nachbearbeitung

  • Ergebnisse besprechen in der Q-Gruppe oder Steuergruppe
  • Verbesserungsmassnahmen definieren
  • Massnahmenliste mit Verantwortlichkeiten und Terminen ergänzen
  • Feedback an Auditierte, Auditor/innen und Prozessverantwortliche
  • Auditberichte archivieren

Umsetzung

  • Wirksamkeitskontrolle: eventuell Nachaudit
  • Audit-Ergebnisse und ergriffene Massnahmen zuhanden des Schulführungsberichtes zusammenfassen

Input

  • Prozessbeschreibungen
  • mit mitgeltenden Dokumenten wie: Checklisten, Weisungen, Formulare
  • Audit-Bericht vorbereitet
  • Audit-Fragen
  • ev. Handreichung zum internen Audit

Output

  • Auditberichte
  • Verbesserungsmassnahmen: Vorschläge zuhanden der Schulleitung, Abschlussgespräch

Prozess-Messgrössen, Indikatoren

Qualifikation der internen Auditor/innen, Unbefangenheit der Auditor/innen, Informationen zum Audit-Ergebnis werden an die betroffenen Mitarbeitenden weitergeleitet, Anzahl mögliche Verbesserungen, Massnahmen werden zeitnah umgesetzt.

Schnittstellen zu anderen Prozessen, Partnerschaften

Es sind das gesamte Management-System sowie alle interessierten Parteien betroffen.

Mitgeltende Dokumente und Themen

  • Prozesslandschaft
  • Prozessverzeichnis
  • Das gesamte QMS, je nach Audit-Thema

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